2 lutego 2021
Ewidencja czasu pracy kierowców – optymalizacja kosztów

Prowadzenie działalności gospodarczej w branży transportowej jest z wielu względów wymagającym wyzwaniem. Jednym z nich jest konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy (jazdy) kierowców. Trzymanie się restrykcyjnych przepisów to jedno – równie istotną kwestią jest optymalizacja kosztów z tym związanych. Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem? Podpowiadamy – sprawdź!

Co obejmuje ewidencja czasu jazdy kierowców?

Co podlega ewidencji czasu pracy? Szczegółowych informacji należy szukać w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z jego zapisami, ewidencja powinna zawierać wiadomości m.in. na temat:

  • liczby przepracowanych godzin,
  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczby godzin przepracowanych w porze nocnej, nadliczbowych, wolnych,
  • nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych obecności,
  • wniosków i zgód pracownika – na przykład związanych ze zwolnieniem na rzecz opieki nad dzieckiem do 14. roku życia.

​ Jak ewidencjonować pracę?

W jaki sposób odnosi się to do kierowcy? Co wskazują aktualnie obowiązujące przepisy? Odpowiedź znajduje się w art. 25 ust. 1 Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Są tam wymienione dopuszczalne formy ewidencjonowania jazdy i innych czynności składających się na pracę w tym szczególnym charakterze. Obejmują one:

  • zapisy z wykresówek,
  • wydruki danych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy,
  • pliki z tachografu cyfrowego i karty kierowcy,
  • inne dokumenty potwierdzające czas pracy (i jej rodzaj),
  • rejestry przygotowane z wykorzystaniem powyższej dokumentacji.

Wymienione wyżej rozporządzenie wymaga więc od przewoźników, aby każdy kierowca miał założoną indywidualną ewidencję, a jego praca podlegała ścisłej kontroli. Zasady te nie dotyczą kierowców pracujących w ramach zatrudnienia w zadaniowym czasie pracy i otrzymujących ryczałt za nadliczbowe godziny i pełnienie obowiązków w nocy. W ich przypadku formalna ewidencja ogranicza się do dni pracy, rodzajów dni wolnych oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Prawo wymaga też wdrożenia takiego sposobu organizacji przechowywania danych, które gwarantuje:

  • poufność,
  • kompletność,
  • integralność,
  • dostępność.

Dokumentacja musi być chroniona przed zniszczeniem, a pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję pracownikowi na jego wniosek.​

Ewidencja i optymalizacja

To przedsiębiorstwo transportowe czy – szerzej – pracodawca decyduje o formie ewidencji czasu jazdy i pracy kierowcy. Nieograniczanie się jedynie do przechowywania danych, ale tzw. pełna ewidencja pozwala zoptymalizować wykonywanie działań, m.in. poprzez korzystniejszy plan czy zminimalizowanie ryzyka kar ze strony PIP (Państwowej Inspekcji Pracy).

Jej stosowanie oznacza elastyczniejszy rozkład pracy, jeśli chodzi o godziny nadliczbowe. Ponadto dzięki niej można wyeliminować przestoje. I choć prowadzenie tej zaawansowanej dokumentacji jest czasochłonne, podjęty wysiłek po prostu się opłaca. Optymalizacja kosztów pracowniczych na tak konkurencyjnym rynku, jakim w Polsce jest transport, to kluczowy warunek do zwiększenia rentowności prowadzonej działalności. Oprócz tego precyzyjne dokumentowanie czasu jazdy i pracy kierowców jest zabezpieczeniem na wypadek pozwów za rzekome nieprawidłowości przy wypłacie wynagrodzenia. Pełna ewidencja gwarantuje transparentność i zwiększoną kontrolę nad prowadzonym biznesem. Wszystkie niezbędne dane znajdują się w jednym miejscu i w każdej chwili można do nich sięgnąć, aby dokonać wymaganych obliczeń czy wyciągnąć przydatne wnioski.

​Dlaczego warto z nami współpracować?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców to obowiązek, który z jednej strony może przynieść wymierne korzyści poprzez optymalizację, ale z drugiej jest wymagający. Łatwo popełnić tutaj błąd, zwłaszcza gdy jest się początkującym przedsiębiorcą, bez większego doświadczenia w branży transportowej. Co równie istotne, w rozwiniętych firmach właściciele i kadra zarządzająca cenią sobie możliwość powierzenia prowadzenia dokumentacji fachowcom, więc znajomość pełnej ewidencji jest atutem na rynku pracy.

Możesz zaufać nam jako firmie doradczej, która specjalizuje się w tematyce ewidencji czasu pracy kierowcy, dzięki której znajdziesz oszczędności w firmowym budżecie oraz unikniesz ewentualnych kłopotów np. z powodu kontroli Inspekcji Transportu Drogowego. Przy ustalaniu czasu pracy bierzemy pod uwagę nie tylko samą jazdę, ale również inne czynności podejmowane przez pracownika w ramach służbowych obowiązków:

  • rozładunek,
  • załadunek,
  • obsługa naczep,
  • działania na rzecz czystości, porządku i bezpieczeństwa,
  • pomoc pasażerom we wsiadaniu i wysiadaniu,
  • czynności związane ze spedycją.

Przy przygotowywaniu ewidencji korzystamy z nowoczesnego oprogramowania, które odpowiada wymogom inspektorów PIP oraz ITD. Dbamy o to, żeby należności wobec pracowników były naliczane prawidłowo oraz korzystnie dla firmy, przy jednoczesnym przestrzeganiu obowiązujących przepisów. Bierzemy pod uwagę wszystkie niezbędne czynniki i dane, m.in. wysokość płacy minimalnej czy zmieniające się regulacje krajowe oraz unijne.

Prowadzimy też szkolenia, które pomagają w zrozumieniu przepisów związanych z czasem pracy. To kluczowa wiedza zarówno dla pracodawców, jak i samych kierowców. Spersonalizowaną pomoc otrzymają od nas także osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą w branży transportowej.

Świadczymy usługi jako firma doradcza, wykorzystując doświadczenie wyniesione między innymi z pracy w Inspekcji Transportu Drogowego oraz wieloletniego rozwoju zawodowego. Transport drogowy podlega nieustannym zmianom, podobnie jak szczegółowe przepisy związane z wynagrodzeniami czy prawami pracowniczymi. Powierzenie fachowcom czynności, które pozwolą uporządkować firmową dokumentację i zoptymalizują koszty prowadzonej działalności transportowej, jest warte rozważenia.

Zadbaj o poprawność dokumentacji

Poprzez pełną ewidencję czasu pracy kierowców zyskujesz pod względem finansowym, a przy tym dbasz o przejrzystość gromadzonych danych. Skontaktuj się z przedstawicielami naszej firmy, aby uzyskać pomoc dostosowaną do potrzeb Twojej działalności. W branży transportowej w Polsce można odnieść sukces, ale potrzebna jest troska o każdy detal, także o sposoby ewidencji czasu pracy kierowców.