Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy zatrudnianego w firmie transportowej (ale także wykonującego przewozy na użytek własny przedsiębiorstwa) wynika bezpośrednio z zapisów Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Niestosowanie się do tych przepisów podlega wysokim karom, dlatego odpowiednią dokumentację należy sporządzać ze szczególną starannością. Nasza firma oferuje Państwu kompleksowe rozwiązania audytorskie oraz wsparcie pozwalające dostosować sposób ewidencjonowania godzin pracy kierowców do profilu przedsiębiorstwa i specyfiki prowadzonej działalności. Realizujemy je zgodnie z wytycznymi wspomnianej ustawy o czasie pracy. Proponowane przez nas rozwiązania są jasne i opracowane pod kątem wsparcia przedsiębiorcy.

Dzienny czas prowadzenia pojazdu nie może przekroczyć 9 godzin. Jednak 2 razy w tygodniu można go przedłużyć do 10 godzin pod warunkiem, że po 4,5 h jazdy kierowca zrobi 45-minutową pauzę. Czas jazdy można rozłożyć na 15 lub 30 minut i znowu wykonać kolejne 4,5 h. Według najnowszych przepisów kierowca pracujący w porze nocnej nie może realizować obowiązków służbowych dłużej niż 10 godzin w danej dobie. Co istotne nowelizacja przepisów spowodowała możliwość przeprowadzenia kontroli kierowcy i tachografu cyfrowego również podczas wykonywania pracy na drodze. Poprzednio kontrola PIP mogła zostać zrealizowana jedynie w siedzibie firmy.

W prowadzonej ewidencji czasu pracy kierowców ilość godzin spędzonych na prowadzeniu pojazdów w ciągu tygodnia nie może przekroczyć łącznie 56 godzin. W przypadku 2 następujących po sobie tygodni wynosi on 90 godzin.

Zgodnie z ustawą musi mieć również miejsce przerwa w czasie pracy kierowców, która zależy od dobowego wymiaru czasu pracy w danej firmie. Jeżeli nie przekracza on 9 godzin, to mają prawdo do 30-minutowego odpoczynku po 6 godzinach pracy. Powyżej 9 godzin pracy, minimalna pauza to 45 minut.

Art.12 rozp.561/2006 (WE)

Kierowca, ze względu na wyjątkowe sytuacje, może wydłużyć o 1 h dzienny lub tygodniowy czas prowadzenia pojazdu aby dotrzeć do bazy lub swojego miejsca zamieszkania w celu wykorzystania tygodniowego okresu odpoczynku.

Na tych samych warunkach kierowca może przekroczyć dzienny lub tygodniowy czas prowadzenia pojazdu o 2 h aby dotarcia do bazy lub swojego miejsca zamieszkania w celu wykorzystania regularnego odpoczynku tygodniowego pod warunkiem, że odbędzie on 30 min. przerwę tuż przed tym dodatkowym czasem prowadzenie pojazdu.

Kierowca wskazuje powody takiego odstępstwa odręcznie na wykresówce urządzenia rejestrującego lub na wydruku z urządzenia rejestrującego.

Wydłużony okres pracy należy zrekompensować równoważnym okresem odpoczynku wykorzystanym jednorazowo przed końcem 3 tygodnia następującego po tygodniu w którym nastąpiło skrócenie

Po 6-ściu 24-godzinnych okresach, kierowcy przysługuje z kolei odpoczynek tygodniowy. Musi on trwać co najmniej 45 godzin.

Kierowca wykonujący międzynarodowe przewozy rzeczy może, wykorzystać DWA KOLEJNE SKRÓCONE ODPOCZYNKI TYGODNIWE pod warunkiem, że w ciągu kolejnych czterech tygodni wykorzysta co najmniej cztery odpoczynki tygodniowe, z których przynamniej dwa będą odpoczynkami regularnymi.

W przypadku dwóch kolejnych skróconych odpoczynków, kolejny odpoczynek tygodniowy należy poprzedzić rekompensatą za te odpoczynki skrócone.

Obowiązkowy powrót kierowcy do bazy/domu tak aby wykorzystał:

  • przynajmniej 1 odpoczynek tygodniowy regularny (45 h),
  • odpoczynek trwający ponad 45 h odbierany jako rekompensata za skrócony okres odpoczynku,
  • odpoczynek trwający ponad 45 h odbierany jako rekompensata za skrócenie, gdy kierowca wykorzystał 2 skrócone odpoczynki tygodniowe w ruch międzynarodowym.

Tygodniowy regularny odpoczynek trwający ponad 45 godzin oraz, tygodniowy okres odpoczynku trwający ponad 45 h wykorzystywany jako rekompensata za skrócone odpoczynki tygodniowe
nie może być wykorzystany w pojeździe!!!
Musi być wykorzystany w odpowiednim dla każdej płci miejscu zakwaterowania wyposażonym w odpowiednią infrastrukturę sanitarną i noclegową.

Ewidencja czasu pracy kierowcy – jak ją prowadzić?

Wyżej wymieniona ustawa określa prowadzenie ewidencji zadań służbowych na różne sposoby. Najpowszechniej stosowanymi metodami w przypadku firm transportowych, posiadających samochody wyposażone w tachografy, są oczywiście dane zapisane na wykresówkach oraz analiza karty kierowcy. Istnieją jednak jeszcze inne metody ewidencjonowania. W przypadku aut dostawczych oraz wszystkich innych pojazdów bez tachografu cyfrowego lub analogowego występuje możliwość sporządzenia rejestru na podstawie dokumentów potwierdzających czas pracy kierowcy – najczęściej mowa tu o kartach drogowych, które do momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej były obowiązkowe, jednak również dziś dokument ten, mający charakter opcjonalny, funkcjonuje w wielu firmach.

Wspomniana ustawa dopuszcza więc ewidencjonowanie czasu pracy w formie m.in.:

  • zapisów na wykresach,
  • wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
  • plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
  • innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności.

W przypadku samochodów osobowych lub lekkich dostawczych pracodawca nie może więc skorzystać z trzech pierwszych wariantów. Z racji tego, że pojazd nie jest wyposażony w tachograf analogowy lub cyfrowy, aktywności kierowcy nie podlegają automatycznej rejestracji. Dlatego przedsiębiorca zobowiązany jest ewidencjonować czas pracy i godziny nadliczbowe na podstawie dokumentów, które dostosowane są do firmowych potrzeb. Mogą one uwzględniać także rodzaj wykonywanej czynności przez zatrudnionych kierowców. Z kolei w przypadku każdego pojazdu lub zespołu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3500 kg tachograf, jest pozycją obowiązkową. Najczęściej jest to już urządzenie cyfrowe, służące właśnie do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy. Zapis danych z karty kierowcy jest w formie plików elektronicznych. Obowiązkiem właściciela firmy transportowej jest ewidencjonowanie rejestrów opracowanych na podstawie informacji pobranych z karty kierowcy (minimum co 28 dni) i tachografu (co 90 dni).

Co zawiera karta ewidencji czasu pracy?

Treść ustawy nie określa wzoru karty, wskazuje jednak na najważniejsze informacje, jakie muszą znaleźć się w takim dokumencie. Mowa tu o danych, które pozwalają bez wątpliwości zidentyfikować czas pracy i rodzaj wykonywanych przez kierowcę czynności. Wykaz czasu pracy kierowców powinien zawierać:

  • dane o działalności w poszczególnych dobach, ze szczególnym uwzględnieniem jazdy w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych;
  • informacje o okresie przepracowanym w dni wolne;
  • dane o prowadzonych dyżurach;
  • informacje o urlopach;
  • zwolnienia, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.

Tak skonstruowana ewidencja czasu pracy kierowcy może być stosowana niezależnie od rodzaju prowadzonego pojazdu, zarówno w firmach świadczących przewozy komercyjne, jak i wykonujących transporty w celu zaspokojenia własnych potrzeb biznesowych. Chociaż ewidencję czasu pracy prowadzą głównie firmy transportowe, dobrze jest wprowadzić regularne i rzetelne analizowanie danych dotyczących poruszania się pojazdem bez względu na charakter prowadzonej działalności.

Ewidencja nieobecności kierowcy

Prawidłowe monitorowanie czasu jazdy kierowcy przez zatrudniającą go firmę wymaga również prowadzenia indywidualnej karty nieobecności. W myśl ustawy, dane w niej przedstawione powinny pokrywać się z informacjami z zapisów na wykresówkach, na temat niewykonywania obowiązków służbowych w określonych dniach lub godzinach. Podmioty upoważnione do kontroli karty kierowcy i tachografu, takie jak Inspekcja Transportu Drogowego oraz jej odpowiedniki w innych krajach, mogą zażądać okazania dokumentu w trakcie kontroli drogowej, który obejmuje 28 ostatnich dni niezarejestrowanych na wykresówkach lub karcie kierowcy.

Ewidencja czasu pracy kierowców — audyt

Bezpieczeństwo oraz efektywność w wykonywaniu przez pracujących w transporcie drogowym obowiązków zależy od znajomości, zachowania i przestrzegania wszystkich obowiązujących norm i przepisów. Niestosowanie się do zasad ewidencji czasu pracy kierowcy obejmującej godziny nadliczbowe czy pracę w porze nocnej jest nie tylko niebezpieczne dla samych kierujących i innych uczestników ruchu drogowego, a także dla użytkowanego przez nich sprzętu. Naraża w związku z tym firmę na ponoszenie dodatkowych kosztów związanych z naprawami oraz pokryciem ściśle egzekwowanych kar nałożonych ze strony organów kontrolnych. W ramach współpracy z klientem przeanalizujemy czas pracy i zebrane dane w celu zweryfikowania ich pod kątem przestrzegania rozporządzenia 561/2006, co pozwoli ograniczyć popełniane naruszenia ITD i PIP w przyszłości.
Na podstawie wydruków danych pobranych z karty kierowcy i tachografu będziemy mieć ogląd sytuacji – czy wykonuje on swoje obowiązki zgodnie z obowiązującym przepisami, czy też istnieje groźba kar finansowych podczas kontroli. Zweryfikujemy również ewidencję czasu pracy pod kątem prowadzenia jej we właściwy sposób.

Swoją współpracę w zakresie wytycznych wynikających z ustawy o czasie pracy kierowców oferujemy firmom z terenu Śląska oraz całej Polski.

Praktyczna wiedza — ewidencja czasu pracy kierowcy.

Korzystając z naszych usług zarówno w zakresie przeprowadzenia analiz ewidencji czasu pracy kierowców, jak i z prowadzonych przez nas w tej tematyce szkoleń oraz kursów otrzymają Państwo od nas pakiet profesjonalnych materiałów, które pomogą w pracy oraz przysłużą się firmie w zorganizowaniu dokumentacji dotyczącej czasu pracy. Pomogą również w reorganizacji procesów zarządzania pracą osób kierujących pojazdami. Ma to szczególne znaczenie, gdy w grę wchodzą godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej czy określanie nieobecności.

W tym celu oferujemy do Państwa dyspozycji ‚Raport aktywności kierowcy’: jest to tabela, do której kierowca powinien wpisywać swoją dzienną aktywność. Uwzględnia on także raport logowania kart i pozwala na stworzenie czytelnych wykresów do analizy tych danych. Prawidłowa interpretacja zebranych materiałów obejmuje także „Zestawienie naruszeń kierowcy ITD” oraz „Raport wykroczeń PIP”.

Wszystko to składa się na pełen obraz i pozwala kompleksowo przeanalizować ewidencję czasu pracy kierowców. Uchroni to firmę od strat poniesionych na skutek przekroczenia prawa, nieodpowiedniej eksploatacji pojazdów i nadmiernego zmęczenia kierowców. Zapraszamy firmy z całej Polski do skorzystania z usług, podczas których jesteśmy do Państwa dyspozycji w ramach konsultacji telefonicznych przez 6 dni w tygodniu. Przekazujemy także pełny opis naruszeń w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz wykaz, jakie są możliwe z tego tytułu koszty. W przypadku osób samozatrudnionych przygotowaliśmy odpowiednio dostosowane materiały pozwalające na prowadzenie rejestru czasu pracy z własną działalnością gospodarczą.